¡Bienvenido a Psynapse!
Mediante la inscripción como Usuario, al hacer clic en la casilla “acepto términos de uso”, “crear cuenta” u otro enlace similar, al acceder o utilizar nuestros Servicios, y/o aceptar electrónica y expresamente los presentes Términos y Condiciones, manifiestas que aceptas y das tu consentimiento sobre los mismos.
Adicionalmente, al efectuar alguna de las actividades mencionadas anteriormente, declaras que cuentas con la capacidad jurídica y las facultades necesarias para aceptar estos Términos y Condiciones, sea porque accedes a los Servicios a tu nombre, a nombre y en representación de una persona jurídica o tercero, y de esta forma, manifiestas estar autorizado para adquirir los derechos y obligaciones que aquí se establecen.
Psynapse es un servicio ofrecido por MindFlow SAS, una sociedad por acciones simplificada constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con Número de Identificación Tributaria No. [901912922]. MindFlow presta servicios de computación en la nube en la modalidad Software como Servicio, mediante los cuales pone a disposición de sus Usuarios una plataforma tecnológica llamada “Psynapse” (en adelante, “la Plataforma”). Esta Plataforma permite a los Usuarios profesionales de la salud mental gestionar labores administrativas de sus consultas, así como las historias clínicas de sus pacientes. Psynapse podrá adicionar más servicios o suprimir los existentes, e informará a los Usuarios a través de la Plataforma. Todos los Servicios se sujetan a los estándares de disponibilidad contenidos en estos Términos y Condiciones.
a. Contrato: acuerdo de voluntades establecido en estos Términos y Condiciones mediante el cual el Usuario contrata los Servicios de Psynapse.
b. Plataforma: sitio web, aplicación o desarrollo tecnológico cuya infraestructura integra las API diseñadas por Psynapse para el funcionamiento de los distintos módulos dispuestos al Usuario para la prestación del Servicio.
c. Mantenimiento: actividades que Psynapse deba realizar para asegurar el correcto funcionamiento de la Plataforma, ya sean programadas o de emergencia.
d. Tarifa: suma que el Usuario pagará a Psynapse por acceder a los Servicios.
e. Partes: Psynapse, el Usuario profesional de la salud mental y el Usuario paciente.
f. Historia Clínica: registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente, sometido a reserva legal.
g. Servicio(s): funcionalidades ofrecidas a través de la Plataforma y accesibles de manera remota, incluidas (sin limitarse a):
i. Gestión de labores administrativas del psicoterapeuta.
ii. Gestión documental del profesional de la salud mental.
iii. Gestión de actividades de diagnóstico y seguimiento de terapia.
h. Software como Servicio: método de entrega de software y licencia no exclusiva accesible por Internet a cambio del pago de la Tarifa de suscripción.
i. Soporte: servicio para atender fallas de la Plataforma, brindado por personal de Psynapse disponible vía correo electrónico o medios electrónicos de 8 a.m. a 5 p.m. en días hábiles.
j. Tiempo de Inactividad: defecto o error de la Plataforma que impida su uso, excluyendo errores causados por actos u omisiones del Usuario.
k. Usuario(s) profesionales de la salud mental o Tú: persona natural profesional de la salud mental que suscribe este Contrato.
l. Usuario(s) pacientes: persona natural que recibe atención del Usuario profesional y a quien se le gestionará su historia clínica y actividades de diagnóstico y terapia mediante la Plataforma.
Al contratar alguno de los Planes ofrecidos, aceptar estos Términos y Condiciones y/o utilizar nuestros Servicios, el Usuario contrata voluntariamente los servicios de computación en la nube modalidad Software como Servicio, mediante los cuales Psynapse concede una licencia de uso no exclusiva, no perpetua y no transferible para acceder a la Plataforma. La licencia se limita a la vigencia del Plan contratado; al finalizar dicho periodo, el acceso se termina automáticamente.
La Plataforma permite a los Usuarios profesionales de la salud mental gestionar historias clínicas y actividades de diagnóstico y terapia de sus Usuarios pacientes.
1. Cuenta administradora: permite al profesional crear y gestionar cuentas de pacientes.
2. Cuenta paciente: creada por la cuenta administradora; el paciente diligencia datos y cumple actividades de diagnóstico y terapia.
a. Contar con recursos para pagar la Tarifa.
b. Tener capacidad jurídica para contratar según la ley aplicable.
c. Haber leído y aceptado estos Términos y Condiciones.
d. Autorizar a Psynapse para el tratamiento de datos personales, en especial historia clínica.
a. Diligenciar el formulario de registro con datos veraces y actualizados.
b. Mantener actualizada la información.
c. Conservar la confidencialidad de la clave de acceso.
d. Usar la Plataforma de forma responsable y únicamente por usuarios autorizados.
e. Contar con la autorización de tratamiento de datos de los Usuarios pacientes.
Psynapse ofrece acceso gratuito hasta tres (3) meses. A partir de ese límite, el Usuario podrá suscribirse a un plan mensual, anual u organizacional, según sus necesidades.
Las Tarifas se pagan mensualmente a Psynapse a través de los métodos de pago disponibles en la Plataforma. Psynapse puede actualizar las Tarifas y notificará al Usuario a través de la Plataforma.
Psynapse realizará mantenimiento preventivo y correctivo. El acceso puede deshabilitarse durante mantenimientos programados con al menos 24 horas de anticipación o en casos urgentes. Estos periodos no se consideran Tiempo de Inactividad.
Psynapse ofrece soporte vía correo electrónico u otros medios electrónicos en horario hábil, conforme al Anexo 1.
El Contrato está vigente mientras la cuenta y la suscripción permanezcan activas. Puede terminarse por:
a. Decisión de Psynapse con 30 días de aviso.
b. Incumplimiento no subsanado en 5 días hábiles.
c. Inclusión en listas restrictivas (Contraloría, OFAC, ONU, etc.).
Psynapse puede suspender temporalmente los Servicios por amenaza de incumplimiento de los Términos o falta de pago. Al subsanarse la causa, el servicio se reanudará en máximo tres (3) días hábiles.
Durante la vigencia del Servicio, el Usuario dispone de un derecho de uso limitado, no exclusivo y no cedible para acceder a los Servicios de Psynapse. Al finalizar la vigencia, cesa el acceso.
Todo el contenido de la Plataforma es propiedad de Psynapse y está protegido por la normativa de propiedad intelectual. No se ceden derechos al Usuario, quien se compromete a no modificar ni realizar ingeniería inversa.
a. Las licencias no pueden compartirse entre usuarios no autorizados.
b. El Usuario no puede sublicenciar ni explotar comercialmente el Servicio fuera de este Contrato.
c. No se puede copiar ni reproducir el Servicio salvo lo permitido.
d. El Usuario debe prevenir el acceso de terceros no autorizados.
a. Tratar con respeto al personal de Psynapse.
b. Pagar las Tarifas según el Plan.
c. Mantener actualizada la información de identidad.
d. Reportar irregularidades.
e. Leer y cumplir estos Términos.
f. Garantizar la obtención de autorizaciones de datos personales.
g. Cumplir la normativa de protección de datos.
a. Permitir el uso no exclusivo de la Plataforma.
b. Proveer la infraestructura necesaria.
c. Responder oportunamente conforme al Anexo 1.
Los Servicios se prestan “tal cual” (“as is”). La responsabilidad de Psynapse se limita a fallas bajo los acuerdos de nivel de servicio. Psynapse no se responsabiliza por daños emergentes ni por las decisiones que los Usuarios tomen basadas en la información de la Plataforma.
Durante la ejecución de este Contrato, el Usuario debe transmitir datos personales de los Usuarios pacientes. Psynapse actuará como encargado de los datos personales de los Usuarios Pacientes y como responsable de los datos del Usuario profesionales de la salud mental. Al aceptar estos Términos y Condiciones, el Usuario acepta sus derechos y obligaciones en materia de datos personales de este Contrato, los cuales serán los establecidos en la ley, y aquellos que las Partes acuerden en los compromisos adicionales en materia de protección de datos personales que lleguen a suscribir.
Tanto Psynapse como el Usuario se comprometen a cumplir con las normas de protección de datos, incluyendo la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias, o de la ley del país donde contrates a Psynapse y ejerzas tratamiento de datos personales. Cada Parte indemnizará a la otra por los perjuicios y multas que causen o se les impongan como resultado del incumplimiento de las leyes mencionadas.
Para lo anterior, con la aceptación de estos Términos y Condiciones, nos garantizas que cuentas con una política de tratamiento de datos que cumple con las normas aplicables en Colombia y todos los datos que recolectas y tratas son obtenidos con el consentimiento previo y expreso de los titulares o bajo las excepciones dispuestas para tal efecto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas complementarias. De esta manera, si Psynapse necesita que le envíes alguna autorización de un Usuario Final, estás en la obligación de entregarla.
Tú mantendrás indemne a Psynapse de cualquier daño, responsabilidad o perjuicio que tenga que soportar Psynapse derivado de tus incumplimientos al régimen de protección de datos personales.
Tú te comprometes a:
a. Contar con autorización previa, expresa e informada por parte de los Usuarios pacientes de los para el Tratamiento de la información por parte de Psynapse. b. Informar a Psynapse en caso de actualización, rectificación, revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de los datos.
c. Incluir en las finalidades de la autorización del tratamiento de datos personales el tratamiento de los mismos por parte de Psynapse.
d. Actualizar la información correspondiente a los datos personales, comunicando de forma oportuna a Psynapse, todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayas suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
e. Rectificar la información de los datos personales cuando sea incorrecta y manifestarlo a Psynapse
f. Conservar prueba de la autorización otorgada por los Usuarios pacientes para el tratamiento de los mismos.
g. Recolectar los datos personales de manera lícita, consentida, libre y sin vicios en los términos de lo establecido en la ley vigente aplicable.
Psynapse y el Usuario acuerdan que, para todos los efectos, considerarán como confidencial la información de la otra Parte o de terceros, que reciban durante la ejecución de este Contrato. En consecuencia, la parte receptora de la información deberá abstenerse en todo momento de divulgar en forma alguna, usar, explotar o comercializar dicha información confidencial, directa o indirectamente o en forma alguna para su propio beneficio o para el beneficio de terceros, revelar o divulgar dicha información confidencial a personas, organismos, entidades, por razón o propósito alguno, a menos que sea expresamente autorizado por la Parte que ha suministrado la información confidencial.
No se considerará información confidencial la información agregada o estadística que use Psynapse para sacar datos agregados de sus Usuarios y de los Usuarios pacientes.
Psynapse y el Usuario reconocen que, si usan o revelan la información confidencial, ello puede causar daños y perjuicios a la otra Parte y deberán responder por estos en los términos previstos en la ley.
Ni Psynapse ni el Usuario podrán compartir con terceros información confidencial de la otra Parte, por el término de este Contrato y hasta un (1) año después de su terminación, excepto los datos personales de los Usuarios pacientes que serán confidenciales mientras dure el Contrato y cuando ocurra la terminación del mismo serán borrados. Psynapse y el Usuario solo podrán compartir dicha información con terceros si:
a. La información está disponible al público por razón diferente a la revelación hecha por la otra Parte;
b. La revelación se deba hacer según la ley. Cuando la otra Parte deba revelar información por causas legales, debe informar por escrito a la otra Parte para que esta pueda solicitar una orden de protección adecuada o para que la Parte que hace la revelación haga todo esfuerzo para obtener una orden de tratamiento confidencial de la información u otra garantía para que esta no sea revelada;
c. Cuando la revelación se dé para hacer efectivo cualquier derecho u obligación derivado de este Contrato.
Los Usuarios aceptan mantener indemne, defender, indemnizar y eximir de responsabilidad a Psynapse de cualquier reclamación, responsabilidad, daño, pérdida y gasto, incluidos, entre otros, honorarios legales, que surjan de o estén relacionados de alguna manera con el incumplimiento de estos Términos y Condiciones, el uso inadecuado de la Plataforma, la responsabilidad de los Usuarios en materia de datos personales, incluyendo, pero sin limitarse a: cualquier lesión, pérdida o daño de cualquier tipo que surja en relación con o como resultado del incumplimiento a estos Términos y Condiciones.
La Plataforma puede contener enlaces externos. Psynapse no se responsabiliza por el contenido de dichos sitios ni por pérdidas derivadas de su uso.
La ley colombiana.
El Usuario no puede ceder sus derechos sin autorización previa de Psynapse. Psynapse puede ceder el Contrato libremente.
Las comunicaciones se realizarán al correo electrónico registrado por el Usuario al crear su cuenta.
Cuando exista una controversia entre Psynapse y el Usuario en relación con este Contrato, la misma será sometida a una fase de arreglo directo entre las Partes durante un término de treinta (30) días calendario contados a partir del aviso de la existencia de la controversia por una de las Partes a la otra. Si superado el término de treinta (30) días las Partes no llegan a ningún acuerdo, toda controversia se someterá a la jurisdicción ordinaria colombiana.
El Usuario garantiza que sus recursos son lícitos y que no están vinculados con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo.
PLos presentes Términos y Condiciones constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre los Usuarios y Psynapse. Psynapse puede hacer modificaciones a los Términos y Condiciones y a los documentos que hacen parte de los Términos y Condiciones. Psynapse te lo comunicará, a través de los canales de notificación, cinco (5) días hábiles antes de hacer las modificaciones. Entenderemos que has aceptado las modificaciones si continúas utilizando los Servicios de Psynapse.
a. Anexo 1 – Acuerdo de Niveles de Servicio.
Estos Términos y sus anexos prevalecen sobre cualquier acuerdo previo, verbal o escrito, relacionado con el objeto de este Contrato.
Vigencia: 01 de Julio de 2025
I. Canales de Atención: correo electrónico app@psynapse.com.co
II. Horarios de Atención: lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m. (hora Colombia).
III. Disponibilidad de la Plataforma: 98,5 % del tiempo (24/7), excluyendo mantenimiento.
IV. No disponibilidad de la Plataforma: mantenimientos programados se realizarán noches y fines de semana con aviso previo.
V. Compensación por Tiempos de Inactividad: si hay inactividad superior a 72 h sin aviso, se compensará con un mes de membresía gratis.
VI. Adaptaciones o desarrollos nuevos: los tiempos variarán según los cambios requeridos y no contarán como inactividad.