Política de privacidad y tratamiento de datos personales

MindFlow SAS en calidad de responsable

• 1. Definiciones. Para que puedas entender mejor la Política, te contamos que significa cada palabra que usamos a lo largo de este documento.
• a. “Aviso de privacidad”: es la comunicación verbal o escrita donde te contamos qué Tratamiento realizamos sobre tus Datos Personales, en qué los usamos, cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos
• b. “Autorización”: es el consentimiento previo, expreso e informado que nos das, para tratar tus Datos Personales.
• c. “Base de Datos”: es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
• d. “Consulta”: es la solicitud que tú como Titular realizas para conocer la información que tenemos sobre ti en nuestras Bases de Datos.
• e. “Datos Anonimizados”: son los datos que no te identifican de manera personal y que pueden utilizarse por Psynapse para análisis estadísticos.
• f. “Dato Personal”: es cualquier información que sirva para identificarte.
• g. “Dato Personal privado”: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para ti como Titular y cuyo tratamiento requiere de tu Autorización.
• h. “Dato Personal Semiprivado”: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesarte no sólo a ti (Titular) sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, de la actividad comercial o de servicios, de seguridad social, etc.
• i. “Dato Sensible”: es el dato que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar, entre otros.
• j. “Encargado del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales, a partir de las instrucciones que le da el Responsable del Tratamiento. Psynapse podrá contratar o designar a ciertas personas o empresas para que actúen como Encargados del Tratamiento de tus Datos Personales.
• k. “Finalidad”: es el propósito para el cual Psynapse tratará tus Datos Personales.
• l. “Fuente”: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de Titulares en virtud de una relación comercial o de cualquier otra índole, y que suministra estos datos a un Operador de información, que a su vez los entrega al Titular.
• m. “Operador”: es la persona, entidad u organización que recibe de la Fuente Datos Personales sobre varios Titulares, los administra y los pone en conocimiento de los Titulares bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y otras normas complementarias.
• n. “Plataforma”: es el desarrollo tecnológico propiedad de Psynapse a través del cual, presta sus Servicios a los profesionales de la salud mental y el bienestar personal que se inscriben a través de la Plataforma, para permitirles acceder a soluciones en gestión automatizada de labores administrativas, como manejo de historias clínicas y administración de actividades de diagnóstico y terapia.
• o. “Reclamo”: es la solicitud que hagas para ejercer tus derechos relacionados con tus Datos Personales.
• p. “Responsable del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales, es decir quien determina la finalidad. En este caso, el Responsable de tus Datos Personales es Psynapse.
• q. “Requisito de Procedibilidad”: es el paso previo que debes realizar antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de tus Datos Personales.
• r. “Servicios”: significa los servicios de computación en la nube en la modalidad Software como Servicio ofrecidos a través de la Plataforma y que serán accesibles de manera remota.
• s. “Titular”: eres tú, la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• t. “Usuario”: es tu paciente, como profesional de la salud mental, cuyos datos sensibles correspondientes a datos sobre salud mental, datos psicológicos y del bienestar personal serán tratados por Psynapse.
• u. “Tratamiento”: es cualquier operación que realicemos sobre tus Datos Personales como la recolección, el almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o supresión de los Datos Personales, entre otros. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).
• v. “Transmisión”: es la entrega de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice Tratamiento sobre los Datos Personales, de acuerdo a las instrucciones que le dé el Responsable del Tratamiento dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
• w. “Transferencia”: es la entrega de los Datos Personales para que otro Responsable del Tratamiento realice Tratamiento sobre los Datos personales de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.


• 2. Alcance. Esta Política aplica para todos los Datos Personales en poder de Psynapse quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.


• 3. Principios del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de Datos Personales los haremos de acuerdo con los principios contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, y las normas que las actualicen o modifiquen, los cuales se resumen a continuación:
• a. Finalidad: el Tratamiento debe tener un propósito legal de acuerdo con la Constitución y la ley el cual debemos informarte.
• b. Necesidad y razonabilidad: los Datos Personales que tenga Psynapse deben ser los necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento.
• c. Temporalidad: el tiempo durante el cual tratemos los Datos Personales debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.
• d. Libertad: el Tratamiento de los Datos Personales sólo podemos realizarlo con tu autorización previa, expresa e informada. Los Datos Personales que recolectemos no podrán ser obtenidos o divulgados sin tu previa autorización, o sin un mandato legal o judicial.
• e. Veracidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No daremos Tratamiento a datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• f. Transparencia: debemos garantizarte el derecho a obtener de Psynapse, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de tus Datos Personales en las Bases de Datos de Psynapse.
• g. Acceso y circulación restringida: los Datos Personales que no son públicos, solo serán tratados por las personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad.
• h. Seguridad: El Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales deben cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los Datos Personales evitando su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• i. Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, deben garantizar la reserva de la información.
• j. No discriminación: no realizaremos ningún acto de discriminación por los Datos Personales recaudados.
• k. Reparación: es nuestra obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.
• l. Limitación en la recolección: sólo recolectaremos los Datos Personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.


• 4. ¿Cuándo recolectamos tus Datos Personales y qué Datos Personales recolectamos?


• 4.1Recolección de Datos. Psynapse recolecta Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:


• a. Cuando los Titulares visitan nuestra Plataforma y se encuentran interesados en utilizar los Servicios, incluyendo pero sin limitarse al contacto con profesionales de salud mental, psicología y demás profesiones asociadas al de bienestar personal.
• b. Cuando los Titulares hacen el proceso de registro de una cuenta personal, cuenta administradora o cuando hacen registro de cuentas personales dentro de una cuenta administradora.
• c. Cuando los Titulares brindan Datos Personales de forma voluntaria, por ejemplo, al adherirse a los correos electrónicos de Psynapse.
• d. Cuando los Titulares brindan sus Datos Personales para que Psynapse realice un chequeo en bases de datos públicas, a través de herramientas de validación de identidad, veracidad de la información, entre otras.
• e. Cuando los Titulares usan los Servicios de Psynapse.
• f. Cuando los Titulares diligencian formularios en páginas web u otras fuentes de información.
• g. Cuando los Titulares están interesados en formar parte del equipo de Psynapse y mandan su hoja de vida o se someten a un proceso de selección.
• h. Cuando un tercero nos refiere los Datos Personales.
• i. Cuando el Titular va a celebrar un contrato de cualquier tipo con Psynapse, por ejemplo, adhesión, consumo, laboral, de prestación de servicios, de alianza comercial, de sociedad, mandato, joint venture o cualquier otro tipo.


• 4.2Información recolectada. Psynapse podrá pedirte o recolectar, salvo las excepciones relacionadas con Datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad, los cuales son, entre otros, los siguientes:
• j. Datos que recolectamos de todos los Titulares: nombre y apellidos, nacionalidad, edad, estado civil, número de identificación y fotocopia del documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, fotografías recientes, sexo, relaciones de parentesco, referencias personales, Datos Personales que Psynapse reciba de terceros entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de información de la PILA), entre otros, y, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.
• k. Datos que recolectamos de los candidatos, trabajadores y accionistas de Psynapse: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos libreta militar, tarjeta profesional, historial laboral, clínica o de salud, académica y patrimonial, referencias, información judicial o disciplinaria, historia clínica ocupacional, lugar de trabajo cargo o profesión del Titular y de su cónyuge o compañero permanente y de sus parientes, hoja de vida, certificado de afiliaciones a la EPS, fondo de pensiones y cesantías, y, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.
• l. Datos que recolectamos de nuestros aliados y proveedores: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos datos del representante legal, referencias, antecedentes comerciales, composición accionaria, datos de sus trabajadores o colaboradores con los que Psynapse tenga contacto, permisos y autorizaciones requeridos para proveer servicios o vender productos, y, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política y una adecuada prestación de los Servicios.
• m. Datos que recolectamos de nuestros Usuarios: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos información de ubicación geográfica y geolocalización, datos biométricos, datos relativos a la salud mental y psicológica y al bienestar personal, historias clínicas, antecedentes de salud, judiciales y penales, historial de navegación en la Plataforma, historial de compras, información que reposa en los burós de crédito o centrales de riesgo, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política. Te aclaramos que utilizamos herramientas de validación de identidad y de verificación de veracidad de la información, que nos permiten consultar tu información en bases de datos públicas como procuraduría, registro único de tránsito, tu información del régimen de seguridad social, contraloría, policía nacional y listas restrictivas internacionales.


• 4.3Datos de carácter sensible y su tratamiento. Teniendo en cuenta las características de nuestro Servicio, Psynapse requiere realizar el Tratamiento de algunos Datos Sensibles como datos inherentes a la salud, al bienestar personal y psicológico presentes en la historia clínica.
  Sin embargo, Psynapse solo recopilará y tratará Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. En estos casos, te informaremos que no estás obligado a suministrar Datos Sensibles o a autorizar su Tratamiento. Si no estuvieras en disposición de autorizar el Tratamiento de tus Datos Sensibles, Psynapse no podrá continuar con la prestación de los Servicios. Si nos das tu autorización para tratar tus Datos Sensibles, los recopilaremos y trataremos únicamente para las finalidades descritas en esta Política.


• 4.4Datos de imagen. Cuando para acceder a los Servicios de Psynapse, se te solicite entregar fotos, imágenes capturadas en vivo, biometría, o participar en cualquier videoconferencia realizada por Psynapse, aceptas y autorizas que los Datos Personales relativos a imágenes podrán ser recolectados y almacenados con ocasión a la prestación del Servicio. Psynapse eventualmente podrá utilizar algunos de estos Datos Personales para fines publicitarios o comerciales, para lo cual te solicitará Autorización por escrito, sin que ello implique la obligación de remunerar o compensar tu participación. Con la aceptación de esta Política renuncias a cualquier reclamo ante Psynapse por derechos de imagen.


• 5. ¿Para qué recolectamos tus Datos Personales?


• 5.1 Generalidades de la Finalidad. Psynapse realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular para el desarrollo de su actividad económica. En general, Psynapse recolectará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales de acuerdo con las finalidades que se establecen a continuación:
• a. Finalidades comunes a todos los Titulares:Cumplir con el objeto social de Psynapse, siendo este asistir al personal de la salud mental para facilitar sus labores administrativas y aumentar la efectividad de sus consultas mediante el uso de la Plataforma digital; conservar y administrar la información de la relación laboral, civil, comercial o de consumo que adquieran los Titulares; dar cumplimiento a los deberes legales, contables, comerciales y regulatorios que le son aplicables a Psynapse; acceder, recolectar y procesar los datos personales que Psynapse reciba de terceros, entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información, entre ellos operadores de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de Información del PILA) y centrales de información crediticia; controlar y preservar la seguridad de las personas, bienes e información de Psynapse; cumplir el objeto de la relación laboral, comercial, de consumo, o civil que Psynapse adquiera con los Titulares; alojar los Datos Personales del Titular en los servidores de Psynapse; cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Psynapse o de otros, así como para prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros; prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los Titulares, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos, listas restrictivas nacionales e internacionales y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, OFAC, entre otras, así como las redes sociales correspondientes; cumplir con las regulaciones de prevención contra el lavado de activos y financiación del terrorismo; mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su situación laboral, civil, comercial o de consumo y para efectos contractuales, informativos y comerciales; la realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales, administrativos o técnicos; compartir la información con autoridades gubernamentales o entidades reguladoras según lo requiera la ley aplicable o de acuerdo con una orden administrativa, de un tribunal o similar; comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares; transmitir, transferir y suministrar la información y los Datos Personales de los Titulares a la casa matriz o demás empresas del grupo empresarial de Psynapse, con el fin de que estas almacenen, consulten o actúen como Encargados o Responsables de los Datos Personales según el caso; contactar al Titular a través de internet o de llamadas telefónicas, correspondencia física y telefónica, o diferentes canales de comunicación como mensaje de texto, WhatsApp, Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Telegram, Messenger o cualquier otra red social y/o plataforma de videoconferencia con el fin del desarrollo contractual o de la prestación del Servicio; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que Psynapse encargue para realizar el Tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en esta Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables; realizar actividades de mercadeo, como lo son estudios de mercado, y realizar actos de promoción de servicios, entre otros conceptos similares; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que Psynapse tenga el interés de comercializar en cualquier forma los Datos Personales como un activo de naturaleza comercial; atender Consultas, peticiones, solicitudes, acciones y Reclamos, hechas por el Titular; realizar invitaciones a eventos; los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso.
• b. Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de los candidatos, trabajadores, accionistas e inversionistas de Psynapse:Verificar conflictos de intereses, así como inhabilidades o incompatibilidades; seleccionar personal, administrar contrataciones, manejar las relaciones laborales y sociales y otorgar beneficios a sus trabajadores por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los trabajadores a los recursos informáticos de Psynapse; llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de Psynapse; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a aquellos terceros Encargados o Responsables del Tratamiento, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que Psynapse ceda su posición contractual, o cuando sea parte de un proceso de adquisición o integración empresarial; para realizar aportes al sistema general de la seguridad social; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares; evaluar y desarrollar procesos de selección y su histórico; para el ejercicio de desarrollo de los derechos de los accionistas y de la operación de la asamblea general de accionistas, entre otros.
• c. Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de nuestros proveedores y aliados:Realizar reportes ante las bases de datos de Operadores de información crediticia y de naturaleza comercial; para dar referencias comerciales; para gestionar el pago de sumas remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal; para el envío de facturas; para emitir constancias contractuales o comerciales. Adelantar procesos de debida diligencia para cumplir con las regulaciones de prevención contra el lavado de activos y financiación del terrorismo.
• d. Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de nuestros Usuarios: almacenar los datos en bases de datos y compartir la información de los profesionales de salud o de bienestar siempre que esto haya sido solicitado por el Usuario; para cumplir con la propuesta de valor y el nivel de servicio ofrecido a cada Usuario; transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de Psynapse puedan ser de interés del Titular; para realizar reportes ante las bases de datos de Operadores de información crediticia y de naturaleza comercial; reportar a las centrales de información, sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones por concepto de la prestación del Servicio o por cualquier otra obligación que haya adquirido con Psynapse, o quien este designe; mejorar servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente o por existir con Psynapse, así como evaluar la necesidad de nuevos servicios y productos para nuestros Usuarios; contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, cuentas de cobro y estados de cuenta en relación con las obligaciones derivadas de su relación contractual celebrado con Psynapse; para ejecutar acciones de perfilamiento comercial, prospección, hábitos de consumo, analítica, identificación de tendencias de mercadeo, definición de patrones, con o sin uso de herramientas de inteligencia artificial, entre otros métodos de aprovechamiento de datos con el propósito de mejorar los servicios; definir perfiles de consumo de los clientes, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los Servicios de Psynapse; para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad; para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad de Psynapse y/o de terceros aliados comerciales; hacer seguimiento de los comportamientos de Usuario dentro de la Plataforma y determinar intenciones del Usuario; para optimizar las funcionalidades de la Plataforma; realizar modelos de riesgos y análisis de crecimiento de negocio, para adelantar una adecuada gestión del riesgo crediticio; para gestiones de cobranza o remuneración; para validar la información del Titular en listas restrictivas a través de herramientas de validación de identidad; informar sobre el alcance y características de los Servicios de Psynapse, soluciones nuevas y existentes.


• 5.2 Transmisión y Transferencia de Datos Personales. Psynapse podrá transferir o transmitir Datos Personales a uno o varios Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tú nos autorices para esto, o cuando la ley o un mandato administrativo o judicial nos lo ordene. Con la aceptación de esta Política nos autorizas a transferir o transmitir tus Datos Personales a nuestros aliados, proveedores, a nuestra Sociedad Matriz o prestadores de servicios computacionales en la nube únicamente para las Finalidades establecidas en esta Política. Es importante aclararte, que en caso de que Psynapse transmita tus datos a terceros, aquellos tratarán tus Datos Personales de acuerdo a esta Política, pero si transferimos tus Datos Personales, estos se tratarán de conformidad con la política de protección de datos del nuevo Responsable.


• 6. ¿Qué sucede con la autorización que nos das para tratar tus Datos Sensibles o si vamos a usar tus Datos Personales para otra Finalidad?


• 6.1 Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: Cuando Psynapse recolecte Datos Sensibles o de menores de edad se deben cumplir los siguientes requisitos:
• a. La Autorización debe ser explícita;
• b. Te informaremos que no estás obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
• c. Te informaremos de forma explícita y previa qué Datos Sensibles vamos a tratar y la Finalidad del Tratamiento;


• 6.2 Autorización para nuevos usos o finalidades.Psynapse solicitará tu Autorización para nuevos usos de tus Datos Personales, para lo cual publicaremos los cambios en la Política en nuestra Plataforma o en cualquier medio que estimemos conveniente, y te notificaremos sobre el cambio. En caso de que no estés de acuerdo con las nuevas Finalidades, podrás revocar la Autorización y suprimiremos tus Datos Personales, en caso de que no tengamos ningún deber legal de conservarlos.


• 6.3 Abstención de toma de Datos referidos a antecedentes penales.Psynapse únicamente tratará tus Datos Personales que tengan que ver con los antecedentes penales con el único y exclusivo fin de garantizar legalidad de sus operaciones, la seguridad de Psynapse y de sus grupos de interés, y para prevenir fraude y operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo.


• 7. ¿Qué es el Aviso de Privacidad y para qué lo usamos?


• 7.1 Aviso de Privacidad. Mediante el Aviso de Privacidad que aparecerá en nuestra Plataforma o en nuestras instalaciones, te informaremos sobre la existencia de nuestras políticas y procesos de Tratamiento de Datos Personales, así como las características del Tratamiento que le daremos a tus Datos Personales. Este aviso tendrá la siguiente información: (i) identidad, domicilio y datos de contacto de Psynapse; (ii) tipo de Tratamiento al cual serán sometidos tus Datos Personales y su finalidad; y (iii) los mecanismos generales dispuestos por Psynapse para que conozcas la Política de Tratamiento y los mecanismos para la consulta de tus Datos Personales. Psynapse conservará copia del modelo de Aviso de Privacidad que compartiremos contigo mientras se lleve a cabo el Tratamiento de los Datos Personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Psynapse o el Encargado podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología para el almacenamiento del modelo. El Aviso de Privacidad de Tratamiento de los Datos Personales está para la disposición y consulta a través de la Plataforma.


• 8. ¿Qué son las “Cookies” y para que las usamos?


• 8.1 Cookies. Una cookie es un fichero (archivo) inofensivo que se descarga en tu dispositivo al acceder a determinadas páginas web. Las cookies nos permiten, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos y tendencias de navegación de un usuario o de su equipo de cómputo. Psynapse utiliza cookies propias y de terceros (por ejemplo: HubSpot, Core o Google Analytics).


• 8.2 Información que almacenan las cookies.Las cookies almacenan información de carácter técnico, como, por ejemplo, preferencias personales, personalización de contenidos, información que has llenado previamente en un formulario para evitar que la tengas que volver a llenar, tus interacciones con nuestra Plataforma, entre otra información que nos permite recordarte.


• 8.3 Finalidades para las cuáles utilizamos la información recolectada a través de cookies.Psynapse utiliza cookies para brindarte un servicio de alto valor agregado pues guarda tus preferencias, la forma, tiempo y modo en que utilizas nuestra Plataforma, así como toda la información que pueda ser de utilidad para realizar seguimiento a tus hábitos de consumo. También las utilizamos para personalizar tu experiencia de navegación, para generar métricas y analíticas acerca de los visitantes de nuestra Plataforma y reunir información que permita hacer mejoras de contenido y servicios. Puedes rechazar el uso de cookies mediante la configuración apropiada de tu navegador, sin embargo, debes saber que si lo haces, no realizaremos ningún seguimiento sobre tu información cuando visites nuestra Plataforma, y esta puede no funcionar adecuadamente. Si escoges desactivar las cookies, sólo usaremos una cookie en tu navegador para recordar tu preferencia de no utilizar cookies.


• 9. ¿Qué estás manifestando cuando haces click en “autorizo el tratamiento de mis Datos Personales” de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Psynapse?
• 9.1 Manifestaciones de los Titulares de los Datos Personales. Al momento de suministrar voluntariamente tus Datos Personales y/o conceder la autorización por escrito, manifiestas que:


• a. Voluntariamente nos suministras tus Datos Personales y nos autorizas expresa e inequívocamente para recolectar tus Datos Personales y cualquier otra información que suministres, y para realizar cualquier otro Tratamiento sobre tus Datos Personales, de acuerdo con lo que señala esta Política.
• b. Fuiste informado y entiendes que los Datos Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Así mismo, que ellos pueden identificarse como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• c. Fuiste informado de que, en caso de recolección de Datos Sensibles, tienes derecho a no entregar los datos solicitados y entiendes y aceptas que en algunos casos, si no nos otorgas la autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales, no podremos continuar con la validación de tu identidad, y por ende no podremos prestar nuestros Servicios.
• d. Fuiste informado acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán tus Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, los cuales se encuentran descritos en esta Política.
• e. Fuiste informado y comprendes las medidas de seguridad que Psynapse implementa para brindar protección a los Datos Personales que recolecta y, por tanto, aceptas las mismas.
• f. Fuiste informado acerca de tus derechos en relación con tus Datos Personales y mecanismos para ejercerlos.
• g. Si eres Usuario, fuiste informado de que celebrarás o tienes vigente una relación de consumo con Psynapse, y por esto Psynapse necesita estar en permanente contacto contigo y tu derecho a actualizar tus Datos Personales, estará sujeto a que verifiquemos que en realidad tienes acceso al nuevo dato de contacto que nos estás suministrando.


• 10. ¿Durante cuánto tiempo trataremos tus datos?


• 10.1 Término de la Autorización. Trataremos tus Datos Personales desde que nos otorgas la Autorización, hasta el día en que Psynapse se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.


• 11. ¿Cómo cuidamos tus Datos Personales?


• 11.1 Medidas de seguridad para la protección de los Datos Personales y otra información. Las medidas de seguridad con las que cuenta Psynapse buscan proteger los datos de los Titulares para impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Psynapse de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance, tal y como contar con un sistema de validación de identidad, un sistema gestión de accesos a través de contraseñas y compartir la información de manera cifrada, una política de desarrollo seguro, entre otros. Mediante esta Política aceptas expresamente estas formas de protección y declaras que las consideras convenientes y suficientes para proteger tus Datos Personales.


• 11.2 Política para la eliminación y/o supresión de Datos Personales. Una vez cumplida la Finalidad del Tratamiento de tus Datos Personales, y siempre que no haya un deber contractual o legal que lo impida, Psynapse procederá a la supresión o eliminación de tus Datos Personales, conforme a los siguientes parámetros:


• a. Psynapse evaluará anualmente la información que tiene de los Titulares, y de acuerdo con sus características y su estado, procederá a elegir aquellos datos que considere a su discreción que deben ser suprimidos o eliminados. Para estos, tendrá en cuenta si existen derechos en cabeza de los Titulares que impidan la supresión de los Datos Personales o si existen deberes legales, contractuales o constitucionales que impidan la eliminación.
• b. Psynapse informará previamente a los Titulares la decisión y el fundamento de la supresión de sus Datos Personales quienes, mediante los canales habilitados, podrán ejercer su derecho a interponer Consultas, peticiones o Reclamos respecto de dicha decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación. Las Consultas, Peticiones o Reclamos seguirán los procedimientos establecidos en esta Política. En el evento que no haya Reclamo o petición alguna en relación con la decisión se procederá a la supresión.
• c. Psynapse elevará las actas y registros que correspondan respecto de los procesos de supresión y eliminación de los Datos Personales de los Titulares, para los efectos de trazabilidad del procedimiento.


• 11.3 Confidencialidad, derechos fundamentales y anonimización de los Datos Personales. Psynapse es respetuoso de los derechos fundamentales a la intimidad, a la libertad de expresión y al buen nombre y honra de los Titulares, razón por la cual, tomará las medidas que considere pertinentes en materia de confidencialidad, tales como las siguientes:
• a. Se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la información confidencial recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, que no haya sido autorizada previamente.
• b. Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar la información confidencial en una forma diferente a la autorizada en la Política.
• c. Instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a la información confidencial sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida.
• d. El uso de la información confidencial se realizará observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de Datos Personales.
• e. Psynapse realizará la anonimización de los Datos Personales de los Titulares, cuando considere que pueden afectar su derecho a la intimidad, buen nombre y honra. En todo caso, Psynapse, a petición los Titulares y presentándose las razones para ello, realizará la correspondiente anonimización de cualquier Dato Personal.


• 11.4 Políticas de veracidad y calidad de la información. En desarrollo del principio de veracidad y calidad de la información, Psynapse tomará las medidas necesarias para que la información que conste en sus Bases de Datos sea cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por tal razón, solicita a los Titulares la información que sea necesaria e integral para las finalidades del Tratamiento respectivo. Igualmente, solicitará los soportes necesarios, para que la información de sus Bases de Datos sea comprobable y cierta. Para los efectos anteriores, Psynapse implementara las siguientes medidas:
• a. Tomará todas las medidas para que, en la recolección de la información de los Titulares, se obtenga información completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En tal sentido, implementará medidas de debida diligencia en los medios de recolección de datos para tales fines.
• b. Se abstendrá de realizar el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, con información parcial, incompleta, fraccionada o confusa.
• c. Verificará la identidad de los Titulares y de la información que le sea suministrada, solicitando los documentos de acreditación que sean necesarios en cada caso particular, pudiendo solicitar entre otros, los siguientes: Cédula de ciudadanía, RUT, antecedentes judiciales y de policía, historial crediticio, certificaciones de entidades privadas y/o públicas.


• 12. ¿Cuáles son tus derechos como Titular y cómo puedes ejercerlos?


• 12.1 Derecho de los Titulares Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar tu información, y/o revocar la Autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales. Acá te contamos en detalle cuáles son tus derechos:
• a. Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales. Para esto, necesitamos establecer previamente la identificación de la persona que pretende ejercer este derecho para evitar que terceros no autorizados accedan a tus Datos Personales. En caso de que vayas a actualizar tus Datos Personales, primero debemos verificar que tengas acceso a los nuevos Datos Personales que nos vas a suministrar, de manera que implementaremos un mecanismo que nos permita constatar que los datos entregados son veraces, en caso de que no logremos verificarlos, sólo podrás actualizar uno de tus datos de contacto (correo electrónico, teléfono, cuenta bancaria entre otros). Lo anterior, debido a que necesitamos mantener un canal de comunicación directa contigo, para efectos de cumplir con nuestras obligaciones contractuales y tú con las tuyas.
• b. Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• c. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus Datos Personales.
• d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión tus Datos Personales.
• f. Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• g. Mover, copiar, o transferir datos personales de un controlador a otro, de una forma segura, en un formato legible y comúnmente usado (derecho de portabilidad).
• h. Abstenerse de responder las preguntas sobre Datos Sensibles o sobre Datos de menores de edad. En este caso, te comunicaremos que no están obligados a proveer la autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles o Datos de menores de edad.
• i. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederá cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de Psynapse.


• 12.2 Procedimiento para ejercer tus derechos.En caso de que desees ejercer tus derechos, deberás enviar un correo electrónico a app@psynapse.com.co, el cual será atendido por el área de protección de datos de Psynapse. Dicho correo deberá estar dirigido a Psynapse S.A.S. y se deberá especificar: (i) nombre e identificación del Titular o la persona legitimada; (ii) descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al Reclamo; (iii) pretensiones, (iv) dirección física o electrónica para remitir la respuesta; y (v) documentos y demás pruebas pertinentes que quieras hacer valer.
  El procedimiento que seguiremos para dicha comunicación será el siguiente:
• i. El reclamo deberá ir dirigido a Psynapse S.A.S. con los siguientes datos: (i) identificación de los Titulares, (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo, (iii) la dirección, (iv) se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el Reclamo está incompleto, Psynapse podrá pedir al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del Reclamo, que lo complete. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Titular presente la información requerida, entenderemos que el Titular ha desistido del reclamo.
• ii. En caso de que Psynapse no sea competente para resolver el Reclamo, se lo compartiremos a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informaremos de la situación al Titular.
• iii. Una vez recibido el Reclamo completo, incluiremos una leyenda que diga -Reclamo en trámite- en el lugar donde esté ubicado el Dato Personal y el motivo del Reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Mantendremos la leyenda hasta que el Reclamo sea decidido.
• iv. iv. Psynapse atenderá el Reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que lo recibió. Cuando no podamos atender el Reclamo dentro de este término, informaremos al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión de los Datos Personales no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la Base de Datos de Psynapse.


• 12.3 Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.Podrás imponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero deberás agotar el trámite de Consulta o Reclamo ante Psynapse primero como Requisito de Procedibilidad.


• 13. ¿Qué deberes tiene Psynapse respecto del Tratamiento de tus Datos Personales?


• 13.1 Deberes de Psynapse en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales. Psynapse está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:
• a. a. Garantizarte, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de tus derechos mencionados en esta Política.
• b. Tratar tus Datos Personales de acuerdo a la Ley y a los principios establecidos en esta Política.
• c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• d. Actualizar la información cuando sea necesario.
• e. Rectificar tus Datos Personales cuando ello sea procedente.
• f. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• g. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• h. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• i. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• j. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de tus Datos Personales.
• k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• l. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• m. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


• 14. ¿Qué otra información necesitas conocer?


• 14.1 Contacto. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante app@psynapse.com.co.
• 14.2 Cambios en la política de Tratamiento y protección de Datos Personales. Cualquier cambio sustancial en la Política, te la comunicaremos oportunamente mediante la publicación de la nueva versión en nuestra Plataforma y solicitaremos tu autorización, a través del mismo medio.
• 14.3 Última actualización. Esta Política se actualizó por última vez el 26 de junio de 2023.